Решения и тулзы для продуктивного фриланса

By Dan Buzan
|
Last updated March 4, 2021
организация рабочего процесса фрилансера

Технический, контент. Подробнее о маркировке контента на блоге читайте дисклеймер тут

Когда я начинал карьеру во фрилансе, я радостно думал: вот, сам себе хозяин, рабочий день когда захочешь, красота ведь.

Но в итоге жёстко на этом погорел, потому что такой расхлябанный график буквально исключает хоть какую-то работоспособность.

Благодаря этому обзавелся постоянно горящими дедлайнами, тревожностью и прокрастинацией, пока не систематизировал рабочее время.

За годы работы я вывел минимальный набор решений, которые необходимы для обеспечения продуктивности:

  • обязательное дневное планирование,
  • отслеживание времени,
  • анализ сделанного-не сделанного.

Такая нехитрая схема поможет избавиться от всего лишнего и начать работать реально продуктивно.

Ну и дополнил это лайфстайл-советами и вспомогательными тулзами.

Пользуйтесь.

Планируем задачи на день

Планирование рабочего дня – мастхэв.

Я каждый вечер перед сном составляю план на завтрашний день, чтобы с утра не тратить время на подборку дел, а сразу сесть и работать.

Илья Сидоренко, UI/UX дизайнер и автор книги “Дизайнер Интерфейсов” в своем блоге пишет:

Получается, будто один человек (я вечером) ставит задачу другому (себе завтрашнему), зная, что тот другой все сделает насколько можно хорошо. И даже, если на следующий день я устал, недоспал, энергия упала и эти задачи уже не вдохновляют, я полностью доверяю себе вчерашнему и просто выполняю то, что наметил накануне.

Когда я работал без планирования, моя продуктивность была на нуле.

Во-первых, я постоянно отвлекался и прыгал с одной задачи на другую.

Во-вторых, часто забывал что-то важное.

Мне постоянно не хватало то времени, то сил. В итоге скатился в такое днище, что даже не был уверен, выберусь ли оттуда, впадал в уныние и хотел все к чертям бросить.

Но начал постепенно упорядочивать происходящее вокруг и постепенно выкарабкался.

Все удержать в голове нереально, мозг рано или поздно рванет, и тогда о работе вообще можно забыть. Поэтому вот вам мой совет: обязательно планируем задачи, которые однозначно нужно сделать.

Планировщики задач на ПК и смартфон

Notion. Это не просто очередной заметочник, а инструмент для организации практически любой информации.

Я в него буквально влюбился, когда начал пользоваться. Устанавливается на любую актуальную операционку, на смартфоны и ПК.

Работает даже без интернета: просто при подключении к сети загрузит новую информацию в аккаунт.

В Notion полно уже готовых шаблонов, включая:

  • планировщики задач,
  • журналы, заметки
  • и так далее,
  • можно создавать свои страницы.

Сюда же можно импортировать содержимое из других заметочников, например, Evernote, из документов, файлов и т.д.

Конкретно в планировании дня Notion хорош: здесь есть шаблон Task List, где можно создать задачи для выполнения и разделять их по колонкам «Нужно сделать», «В процессе» и «Завершено». Каждой задаче – своя подзадача, что удобно для дробления.

Шаблоны *notion

Ещё один шаблон – Journal, он больше похож на ежедневник. Позволяет разделять задачи на ежедневные рабочие, и любые другие с помощью тегов, создавать фильтры. Есть сортировка по разным параметрам – тем же тегам, датам, фильтрам и так далее. В общем, однозначно рекомендую.

Шаблоны *notion Journal

Еще крутые планировщики

Trello. Простой инструмент, его легко освоить буквально за 15 минут. Основан на принципе досок канбан – трёх колонок «Сделать», «В процессе» и «Сделано». С той только разницей, что колонок может быть значительно больше: например, «На проверке», «На паузе», «Постоянные» и так далее. Элементарно, бесплатно, удобно.

сервис Trello

Meistertask. То же самое, что и Trello, но больше нацелен именно на статистику, создание различных отчетов. Имеет собственное облачное хранилище, что удобно для хранения файлов. По сути, разница не слишком большая для фрилансера, так что все ограничивается вкусом.

сервис Meistertask

Evernote. Планировщик задач, который по совместительству работает как записная книжка или ежедневник. Позволяет делать чек-листы, записывать что-то важное, планировать на любой срок. По сути, обычный блокнот на максималках и с дополнительными фичами.

сервис Evernote

Todoist. Идейно схожее с Evernote приложение, но с большей персонализацией, напоминалками и уведомлениями. Опять же, на вкус и цвет, но как по мне, Todoist обладает большей универсальностью. Да и забыть с ним что-то труднее – он даже с геолокацией может работать и напомнить вам в магазине: купи кошке корм.

сервис Todoist

Бумажные планировщики

Блокнот. Позволяет иметь план на день всегда перед глазами и вычеркивать по мере выполнения. Получается наглядно.

 
 
 
 
 
View this post on Instagram
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A post shared by sabina 🌿 the journal tea (@thejournaltea)

Рекомендую систему ведения ежедневника bullet journal.

Bullet jornal (БуДжо): идеальная система планирования

Вкратце: это осознанное планирование дел на год, месяц, неделю, день… Как это вообще делается? Вот примерная структура:

Первые две-три страницы: оглавление. Заполняется по мере ведения ежедневника: туда пишем, что и на какой странице находится.

Следующие 3-6 страниц: план на год. На этих страницах должно быть 12 разделов – по одному на месяц. Сюда записываем планы, которые точно не поменяются: например, чьи-то дни рождения, командировки, окартинка с фотостока или инстаграматпуск и так далее. Здесь же можно отмечать цели, которые надо достичь.

Далее один разворот (две страницы) должен соответствовать одному месяцу. Сюда вносим планы на конкретную дату: экзамены, мероприятия, дедлайны по важным проектам и т.д.

Все следующие страницы – ежедневные планы. Тут всё просто: каждый день пишем план на день, выполненное – вычеркиваем. Появилась мысль – записываем ниже. А если в конце дня какие-то задачи остались не выполнены – то оцениваем их важность и либо не возвращаемся к ним, либо переносим на другой день.

В ведении ежедневных записей нужно придумать систему обозначений на события: планы, встречи, задачи, события и так далее.

Например:

  • задачи я отмечал ❗,
  • встречи по работе – ⭐,
  • а мероприятия – ⚫ .

Но вы придумайте свои обозначения.

Потратьте пару дней на создание такого ежедневника – это куда удобнее, чем хаотичные записи.

Совет: таскайте блокнот всегда с собой. Мало ли, где придет хорошая идея? Исходя из этого, не берите слишком большой, чтобы не лечить себе потом спину от компа + планировщик + зарядка.

Маркерная доска. Нагляднее, чем блокнот, но зато на ней есть место максимум для плана на месяц и день. И с собой на улицу не возьмешь. На доске можно не только записать план, но и чертить схемы, отмечать важное и стирать лишнее. Подойдет, если есть свободная стена.

Доска сама по себе – это еще один хлам в копилочку, если к этому процессу не подходить с головой.

Telegram
Не забывайте, что у меня есть Telegram-канал, где я делюсь свежими новостями и статьями!

Идея вам на подумать, называется дизайн-мышление – метод, который помогает найти нестандартные решения, ориентированные на интерес пользователя.

Для соло фрилансера еще не сильно актуально, но когда вы работаете в мини-группе – такие методики помогут сделать прорыв.

Подробнее о методике design thinking можно почитать тут.

Еще больше вдохновения можно получить, практикуя design-thinking в специальных локациях. Вот такой спейс я видел в Кооперативе:

 
 
 
 
 
View this post on Instagram
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A post shared by Kooperativ (@kooperativkyiv)

Стикеры на все прилегающие поверхности. Подходят, если у вас немного планов на день. Я записывал на каждый стикер свою задачу, разбивал на подзадачи и обклеивал cтенку возле рабочего места.

стикеры на поверхности

Плюс: можно срывать по мере выполнения.

Минус – объемные планы на день так не запишешь.

А еще, кстати, на стикеры можно записать что-то, что очень легко забыть.

Трекаем время

Такие тулзы необходимы, если ваше рабочее время куда-то незаметно испаряется, а проекты так и стоят на месте.

Позволяют отследить, на что конкретно тратятся минуты и часы.

трекинг времени

Когда я начал использовать трекер, то заметил, что постоянно отвлекался на социалки и прочий информационный мусор.

Мое отношение к дистракторам вы можете знать из дисклеймера:

Как я маркирую посты в этом блоге?

И это помогло его вычистить хотя бы из рабочего дня.

Toggl – крутой тайм-трекер, который позволяет увидеть, на что конкретно вы тратите свое время.

Есть бесплатная версия, тарифные планы уже больше для компаний.

Интегрируется во множество приложений, включая браузеры, скачивается на смартфоны.

Универсальная тулза, но требует изучения. Есть две похожие программы, тоже рекомендую изучить:

TimeDoctor. Ведет статистику, на что было потрачено время: записывает активные программы, делает скриншоты, составляет отчёты. Программа платная, но полезная.

RescueTime. Похожа на TimeDoctor, но еще позволяет планировать задачи и ставить цели. Тоже платная, есть пробная версия.

А еще есть крутая техника учета времени Pomodoro.

Она больше для тех, кому сложно концентрироваться на задаче. Позволяет оптимизировать рабочий процесс и успевать больше за меньшее время.

трекинг времени

Суть: день дробится на отрезки по 25 минут – это рабочие промежутки, «помидорки», в течение которых я работаю над проектом и не отвлекаюсь. Между ними есть пятиминутки отдыха – в них можно делать что угодно: смотреть видосики, ходить по квартире и т.д.

Каждые четыре «помидорки» – длинный перерыв 15 минут. Промежутки времени можно менять: например, работать 40 минут, а отдыхать 10, и так далее. Это уже от удобства зависит.

Техника не только позволяет считать время, но и помогает не бояться работы: поработать 25 минут совсем не сложно.

Куда легче, чем знать: «мне сидеть за столом ещё 4 часа, кааак долго…».

Для использования техники я рекомендую одно из идейно похожих расширений для браузера: Focus Me и Marinara Pomodoro.

Оба имеют гибкие настройки времени отдыха и работы. Оба бесплатны. Фокус умеет блокировать сайты, зато у Маринары очень подробная статистика по сделанным помидоркам. Впрочем, вы можете найти и свои тулзы, их тысячи.

Блокируем лишнее

Если вы настолько погрязли в прокрастинации, что прям оторваться не можете от любимых соцсеточек и новостей, то этот пункт для вас обязателен.

Блокировщики контента – такие крутые программы, которые во время работы не дадут зайти на нежелательные ресурсы.

Дам три полезные тулзы разного типа:

BlockSite – расширение в Chrome. Позволяет создать черный и белый списки сайтов и выбирать два режима блокировки: либо закрывать доступ ко всем сайтам, кроме разрешенных, либо блокировать несколько особо мешающих ресурсов. При попытке открыть заблокированную страницу показывает прикольную картинку и отправляет еще немного поработать.

блокировщик сайтов BlockSite

Родительский контроль (практически любой). Мастхэв для фрилансеров, которые не способны себя контролировать. Позволяет блокировать сайты, программы, компьютерные игры, приложения – короче, всё, что может отвлекать.

Forest. Не дает хвататься за смартфон каждый раз, как приспичило почитать новости. Суть: та же блокировка контента на смартфоне, но с мотиватором в виде достижений и растущих ёлочек. Поставил дерево расти – всё, выключать программу нельзя, иначе оно умрёт и будет торчать на экране обгорелым стволом. Зато чем больше деревьев вы вырастите (читай – сделаете рабочих циклов) – тем красивее будет ваш лес и тем больше достижений получите.

Serene App – блокировщик для MacOS, который позволяет фокусироваться строго на одной задаче. Идеален, если вам не нужно ничего, кроме одного рабочего приложения или окна, а всё остальное отвлекает. Нужно добавить цель и весь установленный период работать только над ней, отвлечься программа не даст.

Вообще за лечением прокрастинации лучше идти к психологу, запретами от нее не избавишься. Но на него еще как-то нужно заработать, поэтому решаем проблему в моменте: блокировкой всего, что отвлекает.

Мотивируем себя

Мотиваторы – вещь неоднозначная, потому что работает не на всех. Но лично мне они помогали, когда я только начинал работать. Напоминали, зачем я вообще пришел во фриланс и какие цели передо мной стоят. Так что попробуйте, ничего не потеряете.

Парочка интересных приложений:

LifeRPG. Приложение на смартфон, способное превратить жизнь в игру. Есть десятки мотиваторов такого плана, но этот мне нравится больше всего, хоть уже и не обновляется. Всё просто: ставишь цель, назначаешь награду, опыт за выполнение распределяешь в характеристики. Чем полезно: с каждым квестом буквально видишь, как твой уровень в игре и в жизни растёт. Есть много статистики и разделов. В общем, отличный мотиватор для тех, кто любит компьютерные игры.

приложение LifeRPG

Mortality – расширение для Chrome. Подгоняет и напоминает о том, что наше время ограничено. Осторожно: особо чувствительных может вогнать в тлен и апатию.

Также рекомендую поставить на рабочий стол свою цель, если она материальна.

Каждый день будете на нее смотреть и мотивироваться.

Ещё вариант: каждый день записывать, сколько денег заработано и как близко от этого становится какая – то приятная покупка. Но это для материалистов.

Обустраиваем рабочее место

Главное правило работы дома: не работать дома. Я, как и многие, вообще не могу обеспечить достаточную продуктивность, потому что в родной квартире полно всяких отвлекающих дел. Поэтому настоятельно рекомендую: идите работать туда. Поверьте, продуктивность сразу вырастет в разы.

В коворкинге Перемога на Ярославом Валу проходит выставка The Naked room

Не то чтобы я был человеком исскуства, но вот такое рабоче место – для меня оказало какой-то медитативный эффект.

Рабочее место фрилансера
из личных архивов
Рабочее место фрилансера
из личных архивов

 
 
 
 
 
View this post on Instagram
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A post shared by Gallery for contemporary art (@thenakedroomkyiv)

 

Окей, а что делать, если рядом нет коворкинга или нет лишних денег на его аренду?

Тогда вот вам краткий список шагов, которые необходимы для обустройства рабочего места:

  1. Работаем в отдельной комнате. Или хотя бы в отдельном углу комнаты. Выделяем себе личный стол и удобный стул. На табуретке сидеть не рекомендую: спина быстро запросит пощады. Никаких диванов и кроватей!
  2. Рабочий стол – только для рабочих задач и необходимых вещей. Всё лишнее – убрать.
  3. За работой не едим! Обед должен быть в отрыве от задач и желательно на кухне.
  4. Комнату проветриваем каждый день. Можно два раза. Иначе мозг начнет дуреть без кислорода.
  5. В пижаме и голышом не работаем. Это расхолаживает. Оденьтесь в удобную одежду, в которой вам было бы не стыдно выйти из дома, и творите в ней.
  6. Каждые пару часов отходим от компьютера и отдыхаем. Мозгу необходимы перерывы. В идеале – работать по технике Pomodoro.

Это минимум, который нужно сделать, чтобы хоть как-то сконцентрироваться на работе. Если и это не помогает – то коворкинг точно поможет. Все еще рекомендую на него потратиться, это окупится очень быстро.

Как заставить себя работать дома: ТОП-5 проблем самоорганизации и их решение

Отдыхаем и восстанавливаемся

Скажу так: без нормального отдыха работать вы не сможете.

Я пытался впахивать по 16 часов, в итоге скатился в такое днище (никогда такого не было и вот опять), из которого очень долго выбирался и до сих пор разгребаю последствия.

Это не депрессия – это хуже: полная безнадёга и нежелание хоть что-то делать.

Поэтому не будьте как я.

Сразу спланируйте себе режим отдыха так, чтобы не искать мозгоправа через пару лет.

И да: в неделю жизненно необходим хотя бы один выходной. А в идеале два. Только не вздумайте проводить их за компьютерными играми или сериальчиками – это не отдых, а просто смена деятельности. Мозг не успеет освободиться от лишней информации, и в новую рабочую неделю вы вступите разбитым.

Нужна кардинально другая активность: погулять, сыграть в боулинг, покататься на велике. Ну либо делайте что-то развивающее, если без компа совсем никак: курс какой-нибудь пройдите, например.

Или не делайте вообще ничего. Но только не забивайте мозг очередной информационной жвачкой.

Тишина и медитации. После долгого и сложного рабочего дня важно побыть наедине с собой и успокоиться. Хотя бы полчаса-час в день побудьте в тишине: подумайте о хорошем, расслабьтесь. Если есть желание – помедитируйте: духовные практики позволяют лучше себя узнать, успокоиться и более трезво мыслить.

 
 
 
 
 
View this post on Instagram
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

A post shared by ИСЦЕЛЯЮЩИЕ МЕДИТАЦИИ (@elan_chudotvorets)

Режим сна. Важно вставать и ложиться хотя бы примерно в одно и то же время. Организм – инструмент умный, он привыкает к ритуалам. Поэтому важно соблюдать режим сна: так куда проще просыпаться и легче жить.

Есть мнение, что лишь бы режим был, а каким будет этот режим – зависит от желания, привязки ко времени нет. Т.е идет поощрение «ночных» смен, когда фрилансер ложится в 6 утра и встает в 4 дня. Упаси вас пожить таким режимом годик-другой, очень тяжело будет вернуться к нормальному времени. Чем ближе вы будете к «офисному» режиму (начало работы в 10 часов, конец работы в 18 часов) – тем здоровее и счастливее будете. Сугубо мое мнение, ни за что не агитирую, FYI.

Вода. Необходимо пить достаточно воды в зависимости от веса – хотя бы по 30 мл/1 кг массы тела. Даже минимальное обезвоживание резко снижает продуктивность и запас энергии. Поэтому вода – ваш лучший друг.

Питание. Коротко: едим сбалансированную домашнюю еду. От фастфуда и дошираков избавляемся: через год такого питания недостаток полезных веществ даст о себе знать, и придется лечиться.

Сейчас много доставок с обедами на дом, а еще можно активно применять общепит, чтобы было первое-второе-салат-компот.

Денежка, потраченная на здоровую пищу, окупится за счет экономии на лечении возможных болячек от неправильного питания 🙂

правильное питание фрилансера

Спорт и прогулки. Нельзя постоянно сидеть дома. Без физической нагрузки организм уходит в своеобразную гибернацию, и начинаются проблемы с мотивацией, продуктивностью и работой. Поэтому хотя бы на полчаса нужно выходить из дома каждый день.

В идеале – делать зарядку по утрам, а лучше зал с разовыми групповыми тренировками.

Тренер + гибкий график + работа в группе + выберите тренировку по вкусу. Мне по душе cycling – крутить педали под активную музычку, качает сердечко и сдерживает relationship gut 😉.

физическая активность фрилансера

Хобби. Найдите что-то, чем вам интересно заниматься, и делайте это в выходные. Иначе жить будет очень скучно, и продуктивность снизится.

Хобби может быть чем угодно: от вышивания крестиком до походов с металлоискателем. Экспериментируйте.

Игры и Нетфликс, скроллинг Тиктока взахлеб – это не хобби, еще раз. Когда вы погружены в контент, вы от этого не отдыхаете, а только еще больше себя загружаете.

«Я благодарен себе…». Это практика не только о продуктивности, но и в целом об изменении жизни: она повышает самооценку и мотивирует развиваться.

Работает так: выбираете семь значимых предметов (камни, мелкие игрушки, фигурки, что угодно) и каждый день вы говорите себе семь благодарностей.

С каждой благодарностью один предмет перекладываете на специально отведенное место.

Я показал, чем пользуюсь сам и что помогает мне успешно работать уже долгое время. Пользуйтесь этим или придумайте свой мастхэв для продуктивности. Ведь мы все уникальны, так что и инструменты у каждого будут свои.

Обложка Helena Lopes

В вашей работе будут очень полезны и другие инструменты фрилансера:

Инструменты фрилансера

Ничегоси, вы доскролили до формы подписки!😮

Я веду телеграм канал, а также закрытую фриланс группу, где идет общение о наболевшем клиентском, продажах на фрилансе, продуктивности, новых идеях для сайд-проектов и других интересных штуках.

Никакого спама, только письма по апдейтам в блоге!

Фриланс Комьюнити