Инструменты фрилансера для продуктивной работы

Технический контент. Подробнее о метках контента читайте дисклеймер.

Пост напичкан партнерскими ссылками, вы можете поддержать блог и зарегаться по ним!

Работая на фрилансе нужно быть не только квалифицированным специалистом, но и собственным менеджером.

Мне помогают планировщики задач — в них я выписываю все цели на день, чтобы потом постепенно вычеркивать выполненное.

Как правило, я делаю это перед сном, чтобы разгрузить голову и не лежать полночи, строя наполеоновские планы на завтра, чтобы потом проснуться в 3 дня и чувствовать себя как говно немотивированным.

Главный совет, который я хочу дать по сервисам и тулзам для фрилансеров: не стоит скачивать все подряд и пытаться максимально оптимизировать свою работу.

Если вам комфортно записывать дела на бумаге, не заставляйте себя переходить на планировщики в телефоне, потому что это выглядит так продуктивно и вообще по идеи должно быть круто.

Отталкивайтесь только от своих потребностей.

Все сервисы сейчас делают так, чтобы вы загорелись желанием их использовать, вам обещают решения всех проблем, когда в реальности все проблемы на фрилансе из-за плохого режима, распиздяйства и психических расстройств.

Никакое приложение не поможет, если от новых проектов хочется убиться, забежать глубоко в лес и не вылезать оттуда, пока оно само куда-то не рассосется.

Все эти неврозы и стрессы перетекают в прокрастинацию, которую нужно лечить у психолога, а не скачивая новую программу планировщик.

Вообще крутую статью про то, как заставить себя работать дома, написала мне в виде гостевого поста Алена Мельник – опытный копирайтер на FreelanceHunt, так что зацените ее советы, я согласен под каждым ее пунктом.

Ну а если все равно хочется скачать себе новую пачку тулзовин, то погнали по списку:

Программы для ведения проектов, таск-менеджеры

Разбор приложений начнем с сервисов, которые пригодятся фрилансерам независимо от специализации. Это будут планировщики, программы для хранения данных, для проект- и таск-менеджмента. Среди планировщиков и сервисов управления проектами можно выделить:

• Trello. Незаменимая программа для фрилансера, так как помогает следить за задачами от нескольких заказчиков. Для этого создаются доски — как правило, одна доска отвечает за один проект. Можно создавать задания, устанавливать дедлайны, а еще определять, сколько времени уходит на выполнение. Многие агентства, имеющие удаленных сотрудников, работают с ними через Trello, открывая доски для всех коллег. Навыки работы в программе пригодятся каждому, так как их часто требуют при приеме на работу.
  
• Asana. Сервис, который по своим функциям похож на Trello, только платный и больше заточен под интеграции с другими сервисами.
• Figure It Out (FIO). Это не полноценное приложение, а расширение для браузера. Будет полезно тем, кто работает с заказчиками из других стран так как показывает время в других часовых поясах, достаточно выбрать нужный населенный пункт. Так вы точно не пропустите дедлайн и сможете выходить на связь в удобное для работодателя время.
• Todoist. Позволяет создавать задачи, подзадачи и целые проекты. Их можно распределять по категориям. А еще программа дает возможность сформировать план на день или на неделю. Сервис удобный и задачи свои выполняет, однако мне показался слишком перегруженным — из всех функций мне нужна только возможность прописывать план на день и отмечать, выполнено дело или нет.
• Evernote. Популярное приложение для заметок и списков дел. В отличие от встроенных программ для телефонов, Evernote синхронизирует данные с разных устройств, а также отправляет их в Google Drive. Кроме того, можно быстро сохранять нужные страницы и файлы в интернете. Я не пишу списки в этом сервисе, однако регулярно сохраняю видео или статьи. Удобным оказалось расширение для браузера.

Программы для тайм-менеджмента

• Pomodoro Timer. Одно из самых популярных мобильных приложений, работающих по принципу «помидора». В классическом варианте в течение 25 минут нужно работать, ни на что не отвлекаясь, после чего дается 5 минут на отдых. Такой цикл называют помидором. Через каждые 5-10 помидоров нужно делать перерыв на 20-30 минут. Приложение позволяет выставлять свои временные промежутки, однако общий принцип тот же. Я использовал его для рутинных задач, не требующих творческого подхода. Оно позволяет работать быстрее, однако если задание требует вдумчивости и аналитики, подобные ограничения в 25 минут только мешают.
• RescueTime. Программа на компьютер, которая помогает отслеживать время и активность работы. В начале рабочего дня вы включаете приложение, и оно следит за тем, что вы делаете, на какие сайты заходите. После можно посмотреть, сколько часов вы работали эффективно, а сколько — сидели в соцсетях или на бесполезных сайтах. Я пытался использовать эту программу несколько дней, однако результат мне не понравился: она не всегда правильно определяла, на какие страницы я захожу, очень многое записывала в бесполезное.
• Toggl. Еще одно приложение для подсчета рабочего времени, но оно заточено под фрилансеров и удаленных работников. Позволяет мониторить работу как одного сотрудника, так и целой команды. Подходит для тех, кто трудится почасово, так как в конце дня предоставляет отчет, который можно отправить заказчику.
• FocusWriter. Приложение на компьютер для работы с текстом. Оно открывается в полноэкранный режиме (никаких отвлекающих окон), блокирует сообщения. Можно настроить фон, цвет и тип текста, включить музыку, а также поставить цель на день по объему написанного. Готовая работа сохраняется в формате Ворд. Это одно из моих любимых приложений для текстов, однако оно больше подходит для творчества или ведения дневника. Помогает создать атмосферу и полностью погрузиться в работу. Если вам нужен коммерческий текст, пользоваться им будет не очень удобно.
  
• Stayfocusd. Еще одно расширение для Google, помогающее работать эффективнее. Для этого нужно составить список «плохих» сайтов. Во время работы они будут блокироваться, что позволит не отвлекаться на мелочи и быстрее выполнять задачи. Еще одна полезная опция — можно установить, сколько часов в день вы хотите проводить на том или ином сайте. Как только это время выйдет, он заблокируется.

Управление финансами и ведение бизнеса

• Xero. Инструмент для управления личными финансами и бухгалтерией, очень удобен для интернет-магазинов. Помогает следить за денежными потоками в режиме реального времени, отслеживать продажи и покупки, оценивать будущий доход. Кроме того, программа позволяет выставлять счета клиентам, принимать платежи и рассчитывать зарплату сотрудникам.
• QuickBooks. Веб-сервис для ведения бухгалтерии. Заточен под фрилансеров и малый бизнес, можно использовать в группах до 5 человек. QuickBooks помогает сэкономить время при учете доходов и расходов: приложение отслеживает продажи и выставляет счета, печатает чеки, рассчитывает налоги. Полезные функции — мобильное приложение, возможность экспортировать данные в Эксель.
• Hellobonsai. Программа, которая оптимизирует работу на фрилансе, позволяет тратить меньше времени на менеджмент и бухгалтерию, и больше — на проекты. Сервис позволяет следить за контрактами и проектами, ставить задачи и контролировать их выполнение, управлять финансами. Еще одна функция — учет рабочего времени, на основании которого фрилансер может выставить счет клиенту.
• Plutio. Еще одно приложение, объединяющее в себе ведение финансов и таск-менеджер. Помогает следить за рабочим временем, создавать и настраивать личный планер, проводить платежи. В приложении есть и другие модули — заключение контрактов, переписка с сотрудниками или клиентами, CRM-система.

Хранилища файлов

• Google Docs. Аналог Microsoft Office. Включает в себя три приложения: для создания текстовых документов, таблиц и презентаций. Первое достоинство — возможность работать с любого устройства через интернет. Программа автоматически сохраняет изменения, поэтому можно не переживать за потерянную работу. Второе достоинство — возможность открывать доступ другим пользователям, обмениваться файлами. Это гораздо удобнее, чем работать в Майкрософт Офис, так как все происходит в браузере, не нужно скачивать программы. Я пользуюсь Google Docs регулярно, в основном для написания текстов. Мне сервис кажется функциональным и понятным. Я думаю, он пригодится не только копирайтерам, маркетологам и дизайнерам: с помощью Гугл-доков можно, например, отсылать ТЗ исполнителям всех других специальностей.

Ментальные карты

Ментальные карты (интеллект-карты, майндмэп) — способ провести мозговой штурм, наглядно представить все идеи. Интеллект-карта нужна для структурирования и визуализирования мыслей. Ментальные карты можно создавать в приложениях MindMeister, MindMap, XMind, iMind Map.

Вот пример на MindMeister, как мы у себя на сайте описали процесс нашего линкбилдинга для клиентов в виде майнд мапы:

Мало того, что ее можно использовать скриншотом в презентациях и в пропоузалах, ведь клиентам важно видеть прозрачность в работе, так еще есть опция embeded, вот такого вида. Только имейте ввиду, что такие скрипты нагружают сайт и могут повлиять на скорость загрузки, так что не сильно увлекайтесь с любыми тяжелыми виджетами на своих сайтх без поддержки кого-то шарящего в администрировании. 

Работа в социальных сетях

Теперь мы перейдем к рассмотрению программ, которые будут полезны фрилансерам разных специальностей. Начнем с SMM-специалистов и маркетологов. Им пригодятся такие сервисы:

• SmmPlanner. Программа для ведения неограниченного количества аккаунтов в социальных сетях. Позволяет писать посты и публиковать их (в том числе делать отложенные публикации), добавлять и редактировать фотографии. Освоить программу стоит всем, кто так или иначе связан с соцсетями, так как это частое требование в вакансиях контент-менеджеров, маркетологов, копирайтеров.
• Canva. Сайт и мобильное приложения для графического дизайна. Для специалистов в этой сфере не подойдет, а для тех, кому нужно быстро сделать макет, баннер или обработать картинку для поста будет полезно. Мне в нем нравится наличие большого количества шаблонов и простых в использовании функций. Canva выручает, когда нужно сделать что-то быстро, но красиво.
• All-in-One Messenger. Расширение для Хрома. Выручит фрилансеров, которые общаются с заказчиками в различных соцсетях и мессенджерах. Сервис собирает в одном месте сообщения из разных приложений, в числе которых WhatsApp, Facebook, Skype, Telegram, Slack. Больше не придется переключаться между вкладками — одна кнопка, и вы увидите все, что вам написали.
• ConvertKit. Сервис для email-рассылки. Если вы работаете маркетологом у блогера или маленькой компании, то инструмент идеально вам подойдет. Позволяет создавать письма, форматировать и автоматически рассылать их по нужным адресам. Кроме того, сайт помогает внедрять и использовать различные воронки, смотреть на их эффективность (в первую очередь количество кликов, подписок и отписок).
• MailChimp. Самая популярная программа для почтовых рассылок. Позволяет не только оправлять письма, но и создавать аналитику, работать с базами данных пользователей, разделяя их на группы (например, по местоположению). Сервис легко интегрируется в сайты.

Дизайн

• Creative market. Магазин, который пригодится дизайнеру в работе. Тут можно купить множество элементов: шрифты и леттеринг, иконки, кисти, фотографии, но нужно понимать, что они не являются эксклюзивными. Полностью готовые решения на сайте найти сложно. Фрилансер может не только купить что-то на сервисе, но и заработать с помощью него, продавая свои работы. Для этого нужно открыть магазин.
• Designmodo. Интересный проект, который изначально задумывался как блог о дизайне и около-дизайнерских темах (познавательные видео и статьи и сейчас можно найти в интернете). Сейчас же сервис позволяет купить оригинальные дизайны фреймворков.

Создание сайтов

• Dreamhost. Хостинг-сервис, который подходит для интернет-магазинов. Сайт предоставляет услуги виртуального, VPS, выделенного, облачного хостингов, а также WordPress. Кроме того, он помогает бесплатно регистрировать домены. А еще Dreamhost поставляется с собственным конструктором сайтов, в котором есть готовые шаблоны и темы.
• Bluehost. Старейший хостинг-сервис в США. Предоставляет VPS / VDS и выделенные сервера, дает возможность купить доменное имя, а также создать и настроить сайт на Вордпрессе. Среди преимуществ — техподдержка, которая работает 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
• Themeforest. Сервис для покупки тем на WordPress. На нем представлено более 11 тысяч товаров, так что найти подходящий не составит труда. Есть как нейтральные варианты, так и тематические. В правилах Themeforest не указано, что продавцы тем должны помогать с установкой и настройкой, однако обычно это можно с легкостью сделать самостоятельно.
• Elegant Themes. Еще одна библиотека тем на WordPress. Тем здесь меньше, чем в предыдущем сервисе, однако они более универсальны. Есть варианты для магазинов, корпоративных сайтов, блогеров. Все темы доступны по цене и просты во внедрении, однако бывают некоторые проблемы с кодом.

Сервисы и приложения могут облегчить работу фрилансера, но в основном, только тратят время и помогают прокрастинировать.

Но вы же хотели список сервисов? Вот вам список.

Пишите в комменты, самые дурацкие тулзы, которые знаете, добавим в список.