Как фрилансеру вести финансовый учет?

By Dan Buzan
|
Last updated March 24, 2021
программы ведения финансовых отчетов для фрилансеров

Технический, контент. Подробнее о маркировке контента на блоге читайте дисклеймер тут

Пост напичкан партнерскими ссылками, вы можете поддержать блог и зарегаться по ним!

Слово “фриланс” не зря ассоциируется со свободой. Исполнитель может браться на любые проекты, работать в удобное для себя время, без начальства и подрядчиков.

Но у этой свободы есть и обратная медаль. Деньги тоже, как правило, приходят будто по своей воле. Фрилансеры хорошо улавливают смысл поговорки: “Из грязи в князи”, и что этот принцип работает в обе стороны. В этом месяце можно заработать $1000, а в следующем едва до $300 дотянуть.

При такой нестабильной деятельности особенно важно тщательно контролировать свои финансы, а именно вести подробный финансовый учет.

Что такое финансовый учет и зачем его вести?

В базовом понимании, финансовый учет — ведение доходов и расходов по всем фронтам.

Сюда входят как основные источники дохода, так и дополнительные (победа в конкурсах, инвестиции, процент по партнерской сделке от биржи и т.д.).

С расходами все так же: фиксируются все траты, даже неожиданные.

Зачем же вести учет, если не знаешь что Бог пошлет в этом месяце?

Финансовый учет — не просто табличка с данными, а инструмент для вашего роста.

Деньги — самый простой способ оценить насколько вы выросли за последний год, или даже несколько лет.

Например, ваш ежемесячный доход вырос на 1000 грн за 2020 год.

Но цены на коммунальные услуги, продукты питания, транспорт и прочее поднялись настолько, что теперь вы тратите на 1200 грн больше.

Следовательно, вы не выросли в доходе на 1000 грн, а упали на 200 грн.

И пусть деньги не проблема, но это уже звоночек.

Возможно нужно больше работать. Или же поднять цены на услуги. А может даже нужно пройти дополнительное обучение или есть смысл сменить квалификацию.

Деньги как лакмусовая бумажка показывают нам наши сильные и слабые стороны.

Так как по памяти вспомнить доходы и расходы довольно сложно, лучше вести финансовый учет.

Основные составляющие финансового учета

Доходы: сколько денег вы зарабатываете в месяц, учитывая все возможные источники прихода средств. Это и социальные выплаты, и сдача недвижимости в аренду, и любые другие деньги. Просто все финансы, которые вы получаете за фиксированный период времени.

Расходы: сколько вы реально тратите в месяц. Речь не только о коммунальных услугах или еде, но и о постоянной привычке брать кофе на вынос. Оно ведь тоже стоит денег? Или же регулярные поездки на такси. Это тоже расходы.

Бюджет — то количество денег, которое вам нужно в месяц на данный момент. Здесь важно учесть такие статьи расходов:

  • Дом (коммунальные услуги, ремонтные работы)
  • Еда (продукты, кафе и рестораны, снеки и кофе на вынос)
  • Уход за собой (косметолог, парикмахер, стилист)
  • Здоровье (спортзал, лечение, профилактические осмотры у врачей)
  • Одежда и обувь (с аксессуарами)
  • Транспорт (такси, общественный транспорт, обслуживание авто)
  • Предметы гигиены
  • Связь (интернет, пополнение счета)
  • Развлечения
  • Саморазвитие

Каких-то категорий у вас может не быть, и это вполне нормально. Также, вы можете на постоянной основе не фиксировать траты по категориям, а просто вести общий учет. Но для формирования бюджета это важно.

Бюджет — сколько вам в месяц нужно денег для поддержания своего уровня жизни. Рассчитывать его нужно исходя из всех возможных трат( как правило, расходы у нас всегда +/- на одном и том же уровне).

Прожиточный минимум: в тяжелые времена всегда можно от чего-то отказаться, а что-то должно быть при любых условиях. Это и есть ваш индивидуальный минимум. Та сумма, меньше которой вы просто не можете тратить. Нормально, если прожиточный минимум на 20-25% меньше вашего бюджета.

Если вы еще никак не фиксируете свои доходы и расходы, то начните с формирования бюджета и прожиточного минимума.

Без понимания этих вещей финансовый учет превращается в школьную математику: просто считаем цифры.

Как считать расходы и доходы

Простые способы

Excel

В базовом приложении для создания таблиц, можно спокойно вести учет расходов и доходов. А, если умеете задавать специальные формулы, у вас даже получиться автоматически в конце каждого месяца подводить итоги.

Такой способ несколько неудобен тем, что привязывает вас к одному гаджету. Как правило, люди работают в Excel только с компьютера или ноутбука, что затрудняет иногда подсчет денег.

Таблички

В Word, если первое приложение не нравиться. Здесь тоже можно задавать формулы и подводить расчеты, но объективно Excel с этой целью удобнее использовать.

Notion – простое приложение, соединяющее в себе бюджет, календари, напоминания и множество других вещей. Здесь уже автоматически создана табличка по таким параметрам: статья расходов, сумма, категория, дата и комментарий. Сумма подсчитывается автоматически, что также довольно удобно.

финансовый учет в *notion

Пример ведения бюджета в Гугл таблицах

Специальные приложения и сервисы

В свободном доступе в сети можно найти платформы для ведения финансов, или же загрузить себе подходящее приложение на телефон. Ниже мы опишем подробнее эти сервисы.

Преимущества и недостатки обеих методов

Табличками пользоваться довольно легко. Эти программы уже есть у вас, и нужно всего лишь начать.

Однако, здесь придется приложить определенные усилия, чтобы было четко видно по статьям расходам куда уходят и откуда приходят деньги. Также, ими довольно неудобно пользовать на смартфонах (за исключением notion).

Приложения имеют красивый и интуитивно понятный интерфейс, а также прекрасно совместимы с разными типами гаджетов. Но многие хорошие платные или же имеют весьма ограниченные бесплатные версии.

По этой причине они подходят далеко не всем.

Поэтому я подготовил для вас оптимальный вариант в gogle spreadsheets и notion – готовые шаблоны, которые нужно только скопировать себе и заполнить.

Формулы уже все проставлены и учет будет вестись автоматически.

Как делать учет в google spreadsheet для ведения финансовой отчетности

Интерфейс привычных нам Гугл Таблиц очень схож с Excel.

Но он несколько проще, открывается на любых устройствах и автоматически считает деньги. Этим он и удобен.

Пользоваться табличкой очень просто: вы заполняете желтые поля, а серые считаются автоматически. В одной графе считаете доходы, а в другой расходы.

Можно как обязательные, так и все. Здесь все зависит от вашего удобства.

Но лучше для необязательных расходов завести другую колонку. Так вы сможете посчитать дневной бюджет после вычета всех обязательных трат.

Например, у вас доход 30 000 грн. в месяц.

По идее должна оставаться 1000 грн. в день, но после вычета коммунальных услуг(3000 грн.) и еды (5000 грн.) остается уже 22 000 грн.

Дневной бюджет составляет 733 гривны, или же на 267 грн. меньше, чем мы изначально предполагали.

В реальности цифра получается еще меньшей, и многие после подсчета расстраиваются.

Оказывается, мы тратим больше, чем можем себе позволить.

табличку можно взять тут

Ведение бюджета в Гугл таблицах

Пример ведения бюджета в Гугл таблицах

В конце месяца также нужно обязательно посчитать сколько денег осталось, сколько удалось накопить, и если возможно заработать на пассиве (например, проценты по вкладу).

Также, в таблице удобно фиксировать доходы по месяцам и кварталам.

Не жалейте времени на анализ каждого квартала, полугодия и года.

Эти промежуточные этапы помогут вам научиться планировать долгосрочные покупки.

Итоги по всем счетам

Подведение итогов по всем счетам

Как делать учет в Notion для ведения финансовой отчетности

Notion хорош тем, что здесь можно создать себе полноценную среду для фрилансовой деятельности: делать весь необходимый текстовый контент, заметки, собирать базы знаний, управлять проектами.

В общем объединить все популярные приложения в одной среде, и дополнить их финансовым отчетом.

Заполняется отчет в виде таблички. Можно создать свою, или же воспользоваться уже готовой табличкой для фрилансеров.

Скачать этот notion темплейт можно тут:

От остальных отличается тем, можно вести учет клиентов, статуса проекта и статуса оплаты от каждого.

Финансовый учет в *notion для фрилансеров

Финансовый учет в Notion для фрилансеров

Например, начали проект 28-го февраля, а закончить планируете 5-го марта. В какой месяц внести прибыль? Вы можете смело часть оплаты зафиксировать в февральском отчете, а часть в мартовском. Или в одном месяце.

Главное, что вы не забудете когда делали проект, и как перераспределили средства.

Дополнительно рекомендуем пользоваться обычной табличкой(пример выше), чтобы понимать какие у вас расходы и доходы в общем.

Обзор популярных приложений для ведения финансовой отчетности

Если ни один из описанных сервисов вам не понравился, предлагаем ознакомиться с другими популярными приложениями:

1. Mint Intuit: приложение, позволяющее планировать бюджет, контролировать счета на кредитных картах, фиксировать все расходы и доходы. Также, здесь можно установить финансовые цели. Приложение бесплатное, доступно как для Android, так и для IOS.

https://mint.intuit.com/

2. Bench: платформа, предоставляющая приложения для финансовой отчетности и обучения. Сервисы есть как для фрилансером, так и для бизнесменов. Для ознакомления с сервисом можно воспользоваться бесплатной версией, по истечению которой нужно будет платить фиксированную плату в несколько долларов.

https://bench.co/

3. Honey Book: хорошо подойдет для учета проектов, клиентов, постановлению задач и финансовой отчетности. Лучше всего приложение подойдет тем, у кого есть небольшая фриланс команда или несколько проектов с большой загрузкой.

https://www.honeybook.com/

4. Xero: сервис позволяет платить налоги, контролировать течение средств по банковским счетам, вести учет доходов и расходов. Подписка стоит $20 в месяц, но она себя окупает, если вы работаете в команде, уже как фриланс бизнес. Приложение можно сравнить с мини-бухгалтером, помогающим вам контролировать финансовые аспекты своей деятельности.

https://www.xero.com/

Telegram
Не забывайте, что у меня есть Telegram-канал, где я делюсь свежими новостями и статьями!

Что делать с полученными данными?

Финансовый отчет это не просто домашняя бухгалтерия, а инструмент для развития. С его помощью можно:

  • Оптимизировать расходы и увеличить доходы

Ведение учета помогает вовремя осознать, что кофе на вынос это не каких-то 40 гривен, а 1200 грн. в месяц. При доходе всего 10 000 грн. / месяц — совершенно глупая трата.

  • Научиться правильно экономить

Грамотная экономия не призывает вас носить дырявый свитер по 3 года, потому, что он не вписывается в дневной бюджет. Но вот от 9 пар летних сандалий вполне реально отказаться.

  • Создать подушку безопасности

Накопить средства на случай, если на время придется отойти от дел. В идеале “подушка” должна обеспечить вам привычный образ жизни на 4-6 месяцев.

  • Научиться планировать долгосрочные покупки

Зачем брать новый айфон в кредит, если за 6 месяцев можно на него отложить? Правильное планирование позволяет легко совершать дорогостоящие покупки.

  • Научиться инвестировать

Отправить деньги на работу — высший пилотаж любого человека. Имея отложенные средства, вы сможете по чуть-чуть начать инвестировать, и зарабатывать даже во сне.

  • Начать помогать другим

Согласно Библейскому принципу, десятиной нужно поделиться с нуждающимися. Например, направить в благотворительный фонд (Таблеточки, Мечтаю жить).

Некоторые нюансы

Прежде, чем начать контролировать финансы, учтите эти моменты:

  • Практически невозможно контролировать все 100% средств. Мы не закругляем до каждой копейки, и порой забываем вписать пирожок или чашечку кофе в графу “Расходы”. Поэтому, до 10% средств будут теряться из виду, и это нормально.
  • Не всем подойдут специальные приложения или сервисы. Вы можете фиксировать все расходы и доходы в обычной тетраде. Многим людям так комфортно.
  • Нужно анализировать не только деньги, но и время. Если год назад вы работали по 12 часов, а сейчас по 8 и доход не изменился, значит вы выросли. Ведь час вашего времени теперь стоит гораздо дороже.
  • Довольно трудно вести финансовый учет в нескольких валютах. Однако вполне возможно. Для этого понадобиться несколько дополнительных граф в учете или отдельная таблица.
  • Финансовый учет нужно для того, чтобы контролировать то, что есть. Зарабатывать больше он вам не поможет до тех пор, пока не сделаете правильные выводы.

Итоги

Финансовый учет — не просто подведение итогов. Это полноценный инструмент, который необходим для того, чтобы развиваться как профессионалу. Благодаря ему вы сможете научиться вовремя поднимать ценник на услуги, контролировать свои привычки, обращать внимание на мелкие траты и достигать своих финансовых целей.

Обложка Davide Baraldi

Читайте также:

Как фрилансеру получить оплату и не терять деньги на комиссиях

Полный гайд по налогам для Украинского Фрилансера

Зачем и как выйти на зарубежный фриланс?

Ничегоси, вы доскролили до формы подписки!😮

Я веду телеграм канал, а также закрытую фриланс группу, где идет общение о наболевшем клиентском, продажах на фрилансе, продуктивности, новых идеях для сайд-проектов и других интересных штуках.

Никакого спама, только письма по апдейтам в блоге!

Фриланс Комьюнити